Pourquoi s'adresser à une société de production audiovisuelle ? Ne pouvons-nous pas réaliser notre film en interne ? J'envisage de commanditer une réalisation, mais par où commencer ? A quoi faut-il réfléchir avant de se lancer dans une telle démarche ? Quels sont les points-clefs du cahier des charges ?

Pourquoi s'adresser à une société de production audiovisuelle ?
Ne pouvons-nous pas réaliser notre film en interne ?
Dans les entreprises, il est rarissime de disposer de compétences audiovisuelles confirmées. Alors, oublieux de l'adage "à chacun son métier", c'est Lucien, le fils du patron, "qui fait de si belles photos de mariage", ou Marc, le collègue "qui a une si belle caméra" qui est pressenti "pour faire un beau petit film". Pourtant, il est toujours plus prudent de s'adresser à des professionnels. Ils ouvriront de nouvelles perspectives aux ambitions audiovisuelles de votre entreprise et prendront en charge l'intégralité de la réalisation. Par ailleurs, aujourd'hui, le public, familiarisé à tous les médias, s'est habitué à une certaine qualité. Votre entreprise aussi doit tenir compte de cette évolution et se hisser au meilleur niveau technique

• Quelle sera la vocation du produit audiovisuel envisagé : information, formation, promotion ?
• Quel sera le public visé ?
• Comment l'outil audiovisuel s'articulera-t-il à vos autres outils de communication ? Car, pour atteindre son efficacité maximale, l'outil vidéo ne doit pas être utilisé seul mais s'intégrer dans toute une stratégie de communication.
• Le vidéogramme répond-il à cette stratégie ?
• Quels sont les avantages d'un produit audiovisuel par rapport à un document écrit, à une réunion d'information ou à un séminaire ?

Ensuite, vous désignerez un responsable unique qui élaborera le cahier des charges et conduira les relations avec le responsable du projet chez ALVOS FILMS.

Enfin, vous veillez à l'élaboration d'un cahier des charges précis. C'est l'outil indispensable à tout processus de création. Vous y exposerez le projet initial. Le délégué d'ALVOS FILMS, lui, l'utilisera comme grille d'analyse pour élaborer une approche et un scénario en adéquation avec les objectifs poursuivis.

En voici les points-clefs :

1 - Objectifs
• de l'action de communication dans laquelle s'inscrit le vidéogramme
• du vidéogramme lui-même

2 - Public(s) visé(s)
• interne
• externe

3 - Contenu
• sujet, thème, messages à faire passer.

4 - Forme, style
• genre (reportage, fiction, etc.)
• ton (humour...)

5 - Mode d'utilisation
• circonstances de projection
• circuits de distribution
• pays, lieux...
• nombre d'utilisations

6 - Calendrier
• date de livraison

7 - Enveloppe budgétaire

8 - Contraintes particulières
• techniques
• formelles
• géographiques`
• déontologiques (secret...)

9 - Documents d'accompagnement et contacts préalables
• documentation (écrite, sonore, visuelle...)
• rencontres éventuelles avec certaines personnes
• visites éventuelles de site...

10 - Interlocuteur
• désignation d'un interlocuteur unique pour représenter l'entreprise dans ses contacts avec ALVOS FILMS.

Le projet est maintenant sur les rails. Mais comment ALVOS FILMS peut-il garantir que le vidéogramme commandé correspondra exactement à mes attentes ?

Pour éviter toute fracture entre la réalisation et les attentes du commanditaire, ALVOS FILMS met en place, tout au long de la production, des "fusibles de sécurité", c'est-à-dire des accords indispensables pour passer d'une étape du projet à la suivante : approbation de l'approche, approbation du scénario, accord sur le pré-montage, approbation des commentaires, etc.

En tant que commanditaire, quelle sera précisément mon implication dans le processus de production ?

Dans la phase de préparation, sur base du cahier des charges et des réunions, ALVOS FILMS établit une approche globale. Celle-ci fournit un éclairage sur les moyens audiovisuels que nous nous proposons de mettre en oeuvre, présente un devis détaillé, poste par poste, ainsi qu'un calendrier de production. Sur cette première base, et après une réunion de concertation destinée, une nouvelle fois, à unifier les points de vues, un scénario définitif est soumis à votre approbation.

Pendant le tournage, votre rôle consiste seulement à veiller à ce que tout se passe bien, selon les responsabilités qui vous incombent. Par exemple, si le tournage se déroule au sein même de votre entreprise, au siège, ou dans une unité de fabrication, votre délégué devra obtenir auprès de sa hiérarchie toutes les autorisations nécessaires afin que le tournage se déroule dans les conditions optimales. Ou encore, si des membres du personnel sont amenés à jouer un rôle dans le film, comme acteurs ou figurants, il faudra obtenir leur accord formel. Devront aussi être évitées toute contravention aux usages syndicaux ou à la convention collective.

La post-production regroupe différentes prestations, essentiellement techniques, qui concourent au montage des images et des sons. A cet effet, le réalisateur visionne les images tournées (dérushage) et, avec l'aide d'un monteur, effectue un pré-montage. Cette ébauche, "l'ours", comme on dit dans le jargon, sera validée par votre délégué.
La présence de celui-ci est également conseillée avant l'enregistrement des commentaires, afin de résoudre d'éventuels problèmes de terminologie, propres au jargon technique ou à la culture de l'entreprise.
Le mixage du son constitue la dernière étape technique. Il s'agit d'intégrer la musique (originale ou de librairie), de composer la bande sonore, et de synchroniser l'ensemble aux images. C'est le point d'orgue de la réalisation, là où l'oeuvre prend forme.

Arrive enfin la phase finale : la réception du produit audiovisuel. Celle-ci peut avoir lieu au terme du mixage du film si vous souhaitez vous impliquer dans les étapes techniques. Ou alors, la réception du vidéogramme se déroulera lors de la "première projection", effectuée à l'endroit et selon la forme qui vous conviendront le mieux.

Il est impossible de réaliser "Titanic" avec le budget de "C'est arrivé prés de chez vous" ! C'est pourquoi il n'est pas possible non plus d'établir un prix fixe pour les vidéogrammes. Chaque production est taillée sur mesure. Le devis est évalué en fonction de la complexité du scénario, du matériel utilisé, des conditions de tournage, des procédés de montage, etc.
Cependant, par souci de transparence et d'honnêteté vis-à-vis de nos commanditaires, les devis d'ALVOS FILMS sont toujours détaillés et complets.

• UN MESSAGE CLAIR
  Plus un message est clair, c'est-à-dire bien construit, mieux il sera entendu. Plus un message est simple, mieux il sera compris et mémorisé. Il faut éviter de vouloir dire un maximum de choses en un minimum de temps. Plus le nombre de messages est limité, plus ils seront percutants.
• UN SPECTACLE DE QUALITE
  Pour que vos futurs spectateurs adhèrent au spectacle qui leur est proposé (et parfois imposé), le film doit s'appuyer sur un scénario intéressant, être bien construit et reposer sur une mise en scène valorisante.
• UN TON SPECIFIQUE
  En recourant par exemple à la fiction ou, à tout le moins, en utilisant un fil conducteur.
• UNE DUREE BREVE
  Pour réaliser un film bien enlevé, qui ait du souffle et maintienne l'attention du spectateur, il faut faire court, c'est-à-dire 10 minutes au maximum.
• UN TRAVAIL D'EQUIPE
  Votre entreprise et ALVOS FILMS ont le même objectif : l'efficacité du vidéogramme qu'ils ont initié. De la qualité du tandem client/producteur dépend la réussite du produit fini.

Quels sont les pièges à éviter ?

• Par excès de zèle, dresser, sans les relier entre elles, la liste exhaustive des différentes réalisations de votre entreprise ou encore asséner une masse de chiffres et de graphiques... Vous risquez de provoquer l'ennui de votre auditoire avec un film austère, voire soporifique.
• Par excès de simplicité, vanter les mérites d'un produit ou d'une technique sans parler de l'entreprise productrice ; présenter votre société en énumérant ses activités, sans évoquer l'essentiel : la personnalité de l'entreprise... Le risque est ici de donner une vision parcellaire et minimaliste de votre entreprise.
• Une absence de dynamique : le scénario n'avance pas, les images sont plaquées les unes à la suite des autres.
• Un ton sentencieux, paternaliste ou moralisateur : le film assène des conseils, se contente d'affirmer la supériorité de votre entreprise sur l'air de "we are the champions !".
• Un message aseptisé : rien ne ressort, la présentation est fade.
• Le discours "tunnel" du PDG (un discours qui n'en finit pas).

Mais, naturellement, toute l'équipe d'ALVOS FILMS est là pour vous conseiller et éviter ces pièges !